Gestione del team digitale
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Lo Smartworking

Obiettivi & FinalitàFare clic per leggere

Alla fine di questo modulo sarai in grado di:

Comunicare in modo chiaro ed efficace al tuo team digitale    
Riconoscere gli strumenti digitali più efficienti per la gestione del team  

 
Adotta una metodologia OKR all'interno della tua azienda e del tuo team  

 
Garantire l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei vostri dipendenti  

 
Compensare le debolezze collaborando con gli altri

Livello avanzato della competenza EntreComp

SELF-AWARENESS & SELF-EFFICACY
Ispirare gli altri e coinvolgerli in attività di creazione di valore

Livello avanzato della competenza EntreComp

MOBILISING OTHERS
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DefinizioneFare clic per leggere

Lo smart working è stato definito come:

  • Un nuovo modo di lavorare basato su modalità di lavoro flessibili e un ampio uso delle tecnologie dell'informazione che supportano i dipendenti a lavorare potenzialmente in qualsiasi momento e spazio
  • Un modo di lavorare agile e dinamico che porta ad alte prestazioni, una maggiore produttività e una maggiore soddisfazione sul lavoro, il risultato è una configurazione "triple-win" per clienti, dipendenti e organizzazioni.
L'utilizzo delle tecnologie digitali per migliorare l'efficacia organizzativa richiede un intervento più ampio nelle capacità di gestione e leadership. Tieni presente che gli elementi essenziali per uno smart working efficace ed efficiente sono:
 

 
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Regole d'oroFare clic per leggere

✔ Avere le piattaforme, le app e le risorse necessarie. Valutare le necessità del team e assumere o installare i servizi necessari per la corretta esecuzione delle attività;
✔ Mantenere una distribuzione equa del carico di lavoro e assicurarsi che ogni membro del team sappia quali sono i suoi compiti;
✔ Utilizzare periodicamente piattaforme di videoconferenza per chiarire compiti e informazioni, favorendo anche un'atmosfera di lavoro sana e dinamica all'interno del team;
✔ Mantenere la comunicazione aperta, assertiva ed efficace. Alcuni suggerimenti:

  - Rispondere sempre a e-mail e messaggi per confermare che li hai ricevuti

  - Includere l'oggetto in ogni email per velocizzare la classificazione e gestione

  - Mantenere i colleghi di lavoro aggiornati e chiarire eventuali equivoci, se necessario

✔ Pianificare le riunioni in anticipo al fine di garantire una migliore efficacia e organizzazione per evitare incompatibilità temporali

 
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Strumenti ICTFare clic per leggere

C'è una vasta gamma di strumenti ICT in grado di migliorare la gestione aziendale e di team nello smart working. Ecco alcuni dei più utili: Anche se una piattaforma specifica per ogni attività sarebbe ottimale, le piattaforme che comprendono tutte le funzioni sono ancora una grande opzione:
Dropbox Monday.com
È una delle app di cloud storage più conosciute. Consente agli utenti di salvare e condividere file dai dischi rigidi virtuali degli utenti, quindi i file sono sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo compatibile. Consente una facile pianificazione e gestione per la maggior parte delle attività di un'azienda all'interno dello stesso spazio di lavoro. Ciò include la gestione di progetti e attività, CRM, marketing, design, risorse umane, ecc.
Team Viewer ClickUp
Consente l'accesso remoto ad altri dispositivi. Consente agli utenti di condividere e controllare i propri desktop, organizzare riunioni online, videoconferenze e trasferire file. Un tutto in uno che offre la gestione di progetti e file, elenchi di attività, e-mail, messaggistica, monitoraggio e follow-up ecc.

 
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Gestione del team

OKR MetodologiaFare clic per leggere

Obiettivi e risultati chiave (OKR) è un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare per il team digitale e il business digitale, poiché:

  • Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la responsabilità e l'auto-organizzazione
  • Permette ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi

Gli OKR devono essere chiari a tutti all'interno della squadra e sono in genere impostati ogni trimestre per reagire rapidamente ai cambiamenti.

 

Gli obiettivi sono determinati dai manager e rappresentano gli obiettivi qualitativi complessivi dell'azienda.

 

I risultati chiave sono determinati dai dipendenti in un approccio bottom-up; rappresentano gli obiettivi quantitativi del team.

 

Fonte: https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/
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Distribuzione dei compitiFare clic per leggere

Una corretta distribuzione dei compiti è fondamentale per garantire una corretta gestione aziendale e migliorare le prestazioni dei lavoratori, in particolare nei contesti di smart working. Questi sono alcuni degli strumenti ICT che possono aiutare la pianificazione dei progetti e la gestione del team:
Asana Trello
Offre dettagli su compiti e progetti e implementa la comunicazione, l'organizzazione e la pianificazione al fine di raggiungere il successo del team. Organizza strumenti tramite tabelle Kanban, che consente una piacevole visione della gestione del lavoro in team.
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Strumenti digitali per la comunicazioneFare clic per leggere

In un team digitale, è essenziale essere in costante comunicazione per svolgere tutte le attività quotidiane in modo efficace e sincronizzato. Qui alcuni strumenti che possono aiutare a creare uno sguardo centrale per la comunicazione:

SERVIZI DI VIDEOCONFERENZA

Nella versione gratuita, Zoom raccoglie fino a 100 partecipanti, ma la durata di una sessione è limitata a 40 minuti. La versione Pro costa 13,99 EUR al mese e per moderatore.

Cisco Webex offre funzionalità tra cui riunioni online, messaggistica del team e condivisione di file. Gli utenti possono partecipare a videoconferenze da un'app desktop o mobile. È disponibile anche una versione web di Webex, con meno funzionalità.

MicrosoftTeams riunisce fino a 250 partecipanti ed eventi online con un massimo di 10.000 partecipanti. Oltre alla videoconferenza, Teams offre ampie funzionalità di collaborazione virtuale, tra cui l'integrazione di Office 365.

GoToMeeting GoToMeeting è un pacchetto software per riunioni, condivisione desktop e videoconferenza online. È disponibile per il computer, ma anche come app per smartphone e tablet.

Skype è una scelta ottimale per qualsiasi azienda. Gli utenti possono videochiamate e chattare tramite PC, tablet e smartphone. Riunisce fino a 50 persone.

Jitsi è uno strumento open source gratuito. Gli utenti possono creare una riunione senza bisogno di un account e invitare i partecipanti a condividere un URL.

Slack è un'app di messaggistica per le aziende, che consente di raggruppare le conversazioni, ordinarle in thread o per argomento per facilitare l'accesso alle informazioni del team disponibili.  
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Equilibrio della vita lavorativa in un team digitaleFare clic per leggere

La maggiore flessibilità nell'orario di lavoro e l'uso delle tecnologie facilitano la sfumatura del confine tra lavoro e vita privata. In che modo l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti può essere protetto e migliorato nello smart working?

✔ Offrire un modello di orario di lavoro flessibile
✔ Comunicare chiaramente il tempo libero per le vacanze, le iniziative comunitarie, l'assicurazione sanitaria e il congedo parentale
✔ Lascia che i dipendenti prendano tutti i loro giorni di vacanza e dai loro fine settimana liberi ( nessuna risposta e-mail, essere in grado di spegnere il telefono di notte)
✔ Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi a godere di alcuni tempi di inattività ogni giorno
✔ Organizzare programmi per la salute e il benessere (ad esempio, fornire buoni per una palestra locale e organizzare corsi di meditazione)
✔ Sostenere le attività sociali e di team building
✔ Dimostrare che la salute mentale e il benessere sono presi sul serio
✔ Incoraggiare la comunicazione e far sentire i dipendenti a proprio agio a parlare di problemi personali o di salute mentale
 

DATTI DA FARE!

Monitora regolarmente il carico di lavoro dei tuoi dipendenti. Se ti rendi conto che hanno costantemente bisogno di lavorare tempo-extra, apporta modifiche.

 

PERCHÈ FARLO?
✔ Per evitare che il costoso cambio del personale avvenga su base regolare
✔ Per aumentare la produttività
✔ Per migliorare la qualità dei risultati

 
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Leadership

Leadership smart e digitaleFare clic per leggere

Un capo motiva, stimola, rafforza, attiva e guida le persone

All'interno del team, un capo dovrebbe costruire significati condivisi di cambiamento, un fattore chiave per avere successo nel cambiamento desiderato

 

UN LEADER SMART
 UN LEADER DIGITALE
✔Promuove relazioni collaborative e aperte
✔Responsabilizza i dipendenti attraverso meccanismi di delega, istruzione e formazione
✔Facilita la condivisione delle conoscenze
✔Soddisfa le aspettative dei dipendenti e presta attenzione alle loro emozioni
✔Funziona eticamente, superando gli stili obsoleti di comando e controllo
✔Esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente
✔Guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale

 
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Le sfideFare clic per leggere

Per un leadr smart, la flessibilità complessiva può portare a:

  • La necessità di adottare comportamenti più orientati al coaching, a causa dell'aumento dell'autonomia e della domanda di lavoro che lo smart working può porre ai dipendenti
  • Difficoltà nella supervisione
  • Sentimenti di isolamento e sovraccarico

Per affrontare queste sfide, un leader smart dovrebbe supportare i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.

 
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Come motivare un team digitaleFare clic per leggere

Per mobilitare e ispirare gli altri, un capo deve mantenere alta la motivazione della squadra. Come si fa?

 

✔ Fornire suggerimenti e trucchi per migliorare l'automotivazione
Ad esempio, vedere possibili compiti difficili, mancanza di indicazioni e feedback immediati — che possono essere frequenti nello smart working — come qualcosa da padroneggiare piuttosto che qualcosa di cui avere paura.
✔ Fornire input esterni per aumentare la motivazione.
Dietro lo stipendio più alto, la promozione, ecc., i fattori di motivazione sono:
  • Informare il team sui risultati
  • Fornire feedback e congratulazioni
  • Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti e dimostrare che la loro opinione conta
  • Coinvolgere il team nel processo decisionale in modo da allineare i valori individuali e organizzativi

 
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Strategie di potenziamento della produttivitàFare clic per leggere

Gli studi confermano che lo smart working aumenta la produttività. Tuttavia, ci sono alcuni fattori che possono mettere a rischio la produttività dei dipendenti:

  • Maggiore esposizione alle distrazioni
  • Mancanza di pressione esterna e conseguente tendenza a procrastinare
  • Mancanza di autoefficacia e auto-motivazione

Per mitigare questi fattori un buon capo supporta i dipendenti in:

  • Ricordare che l'attenzione è un'abilità che può essere migliorata con la pratica e la perseveranza
  • Fornire trucchi e suggerimenti per migliorare l'autoefficacia dei dipendenti. Ad esempio, suggerisci loro come impostare obiettivi intelligenti:

✔ Considera gli obiettivi complessivi della squadra
✔ Allinea gli obiettivi di lavoro con i tuoi obiettivi di vita
✔ Segui il tuo ritmo di lavoro naturale
✔ Considera il momento in cui i livelli di energia raggiungono il picco durante il giorno
✔ Tempo tranquillo per l'impostazione degli obiettivi e la revisione

 

Non dimenticare il principio di Pareto:

L'80 % dei risultati proviene dal 20 % delle nostre azioni

 
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Riepilogo

RiepilogoFare clic per leggere

Per lavorare in un team digitale ci sono alcune regole d'oro, come ad esempio:

  • Distribuzione equa del carico di lavoro;
  • Comunicazione aperta;
  • Selezionare e utilizzare le piattaforme più appropriate.
 Essere capo in un team digitale può portare a diverse sfide (ad esempio, difficoltà nella supervisione); questi possono essere superati supportando i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.
Il metoto di Obiettivi e risultati chiave (OKR) per la gestione degli obiettivi e delle persone è il più adatto all'interno di un team digitale. Ogni team digitale dovrebbe avere un leader smart e digitale, che esplora come gli strumenti IT possono rendere l'organizzazione più competitiva e rende il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale. L'equilibrio della vita lavorativa e il benessere dei dipendenti non dovrebbero mai essere sottovalutati, in particolare in un team digitale.

 
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Test

Mettiti alla prova!






Glossario correlato:
  • Leader digitale:
    Un leader che esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente — guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale.
  • Metodologia Obiettivi e Risultati Chiave (OKR):
    Si tratta di un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare al team digitale e al business digitale. Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la proprietà e l'auto-organizzazione e consente ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi
  • Smart leader:
    Un leader è definito smart quando promuove relazioni collaborative e aperte, potenzia i dipendenti attraverso meccanismi di delega, facilita la condivisione delle conoscenze, presta attenzione alle proprie emozioni e lavora eticamente.
  • Vedi tutti i termini
Parole chiave

Team digitale/Smart working/Strumenti digitali per la gestione/Leadership intelligente e digitale/Mobilizzazione degli altri

Objectives:
  • Sostenere le donne imprenditrici nella gestione di un team digitale, attraverso l'acquisizione di competenze tecniche e pratiche
  • Sostenere il gruppo target nel raggiungimento di un livello avanzato delle competenze dell’EntreComp:
    • Mobilitare gli altri
    • Auto-consapevolezza e autoefficacia
Obiettivi formativi:
  • Comunicare in modo chiaro ed efficace all'interno di un team digitale
  • Riconoscere gli strumenti digitali per la gestione del team
  • Adottare la metodologia OKR all'interno di un business/team
  • Garantire ai dipendenti un equilibrio tra vita professionale e vita privata
  • Compensare le debolezze collaborando con gli altri
  • (Competenza dell’EntreComp corrispondente: Auto-consapevolezza e autoefficacia, livello avanzato)
  • Ispirare gli altri e coinvolgerli per creare valore
  • (Competenza EntreComp: Mobilitare gli altri, livello avanzato)
Resources:

3 consigli per guidare il tuo team attraverso una trasformazione digitale
https://www.youtube.com/watch?v=RWa9YCCq6bk

Bibliografia

Iannotta M., Meret C, Marchetti G. (2020), Defining Leadership in Smart Working Contexts: A Concept Synthesis, Frontiers in Psychology, p.11.

Hewitt P. (2013) Come costruire un team digitale ad alte prestazioni, Harvard Business Review (consultato il 23/11/2022)
https://hbr.org/2013/08/how-to-build-a-high-performing

Gastaldi L., Corso M., Raguseo E., Neirotti P. (2014) Smart working: Ripensare le pratiche di lavoro per sfruttare il potenziale di innovazione dei dipendenti

https://deltalogix.blog/en/2022/01/25/digital-leader-what-skills-do-you-need-to-lead-a-digital-team/

https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/

https://kanbanize.com/agile/scaled-agile/okrs-in-agile


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