Gestione del team digitale
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Lo Smartworking

Obiettivi & FinalitàFare clic per leggere

Alla fine di questo modulo sarai in grado di:

Comunicare in modo chiaro ed efficace al tuo team digitale    
Riconoscere gli strumenti digitali più efficienti per la gestione del team  

 

Adotta una metodologia OKR all'interno della tua azienda e del tuo team  

 

Garantire l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei vostri dipendenti  

 

Compensare le debolezze collaborando con gli altri

Livello avanzato della competenza EntreComp

SELF-AWARENESS & SELF-EFFICACY

Ispirare gli altri e coinvolgerli in attività di creazione di valore

Livello avanzato della competenza EntreComp

MOBILISING OTHERS

DefinizioneFare clic per leggere

Lo smart working è stato definito come:

  • Un nuovo modo di lavorare basato su modalità di lavoro flessibili e un ampio uso delle tecnologie dell'informazione che supportano i dipendenti a lavorare potenzialmente in qualsiasi momento e spazio
  • Un modo di lavorare agile e dinamico che porta ad alte prestazioni, una maggiore produttività e una maggiore soddisfazione sul lavoro, il risultato è una configurazione "triple-win" per clienti, dipendenti e organizzazioni.
L'utilizzo delle tecnologie digitali per migliorare l'efficacia organizzativa richiede un intervento più ampio nelle capacità di gestione e leadership. Tieni presente che gli elementi essenziali per uno smart working efficace ed efficiente sono:
 

 

Regole d'oroFare clic per leggere

✔ Avere le piattaforme, le app e le risorse necessarie. Valutare le necessità del team e assumere o installare i servizi necessari per la corretta esecuzione delle attività;
✔ Mantenere una distribuzione equa del carico di lavoro e assicurarsi che ogni membro del team sappia quali sono i suoi compiti;
✔ Utilizzare periodicamente piattaforme di videoconferenza per chiarire compiti e informazioni, favorendo anche un'atmosfera di lavoro sana e dinamica all'interno del team;
✔ Mantenere la comunicazione aperta, assertiva ed efficace. Alcuni suggerimenti:

  - Rispondere sempre a e-mail e messaggi per confermare che li hai ricevuti

  - Includere l'oggetto in ogni email per velocizzare la classificazione e gestione

  - Mantenere i colleghi di lavoro aggiornati e chiarire eventuali equivoci, se necessario

✔ Pianificare le riunioni in anticipo al fine di garantire una migliore efficacia e organizzazione per evitare incompatibilità temporali

 

Strumenti ICTFare clic per leggere

C'è una vasta gamma di strumenti ICT in grado di migliorare la gestione aziendale e di team nello smart working. Ecco alcuni dei più utili: Anche se una piattaforma specifica per ogni attività sarebbe ottimale, le piattaforme che comprendono tutte le funzioni sono ancora una grande opzione:
Dropbox Monday.com
È una delle app di cloud storage più conosciute. Consente agli utenti di salvare e condividere file dai dischi rigidi virtuali degli utenti, quindi i file sono sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo compatibile. Consente una facile pianificazione e gestione per la maggior parte delle attività di un'azienda all'interno dello stesso spazio di lavoro. Ciò include la gestione di progetti e attività, CRM, marketing, design, risorse umane, ecc.
Team Viewer ClickUp
Consente l'accesso remoto ad altri dispositivi. Consente agli utenti di condividere e controllare i propri desktop, organizzare riunioni online, videoconferenze e trasferire file. Un tutto in uno che offre la gestione di progetti e file, elenchi di attività, e-mail, messaggistica, monitoraggio e follow-up ecc.

 

Gestione del team

OKR MetodologiaFare clic per leggere

Obiettivi e risultati chiave (OKR) è un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare per il team digitale e il business digitale, poiché:

  • Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la responsabilità e l'auto-organizzazione
  • Permette ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi

Gli OKR devono essere chiari a tutti all'interno della squadra e sono in genere impostati ogni trimestre per reagire rapidamente ai cambiamenti.

 

Gli obiettivi sono determinati dai manager e rappresentano gli obiettivi qualitativi complessivi dell'azienda.

 

I risultati chiave sono determinati dai dipendenti in un approccio bottom-up; rappresentano gli obiettivi quantitativi del team.

 

Fonte: https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/

Distribuzione dei compitiFare clic per leggere

Una corretta distribuzione dei compiti è fondamentale per garantire una corretta gestione aziendale e migliorare le prestazioni dei lavoratori, in particolare nei contesti di smart working. Questi sono alcuni degli strumenti ICT che possono aiutare la pianificazione dei progetti e la gestione del team:
Asana Trello
Offre dettagli su compiti e progetti e implementa la comunicazione, l'organizzazione e la pianificazione al fine di raggiungere il successo del team. Organizza strumenti tramite tabelle Kanban, che consente una piacevole visione della gestione del lavoro in team.
Strumenti digitali per la comunicazioneFare clic per leggere

In un team digitale, è essenziale essere in costante comunicazione per svolgere tutte le attività quotidiane in modo efficace e sincronizzato. Qui alcuni strumenti che possono aiutare a creare uno sguardo centrale per la comunicazione:

SERVIZI DI VIDEOCONFERENZA

Nella versione gratuita, Zoom raccoglie fino a 100 partecipanti, ma la durata di una sessione è limitata a 40 minuti. La versione Pro costa 13,99 EUR al mese e per moderatore.

Cisco Webex offre funzionalità tra cui riunioni online, messaggistica del team e condivisione di file. Gli utenti possono partecipare a videoconferenze da un'app desktop o mobile. È disponibile anche una versione web di Webex, con meno funzionalità.

MicrosoftTeams riunisce fino a 250 partecipanti ed eventi online con un massimo di 10.000 partecipanti. Oltre alla videoconferenza, Teams offre ampie funzionalità di collaborazione virtuale, tra cui l'integrazione di Office 365.

GoToMeeting GoToMeeting è un pacchetto software per riunioni, condivisione desktop e videoconferenza online. È disponibile per il computer, ma anche come app per smartphone e tablet.

Skype è una scelta ottimale per qualsiasi azienda. Gli utenti possono videochiamate e chattare tramite PC, tablet e smartphone. Riunisce fino a 50 persone.

Jitsi è uno strumento open source gratuito. Gli utenti possono creare una riunione senza bisogno di un account e invitare i partecipanti a condividere un URL.

Slack è un'app di messaggistica per le aziende, che consente di raggruppare le conversazioni, ordinarle in thread o per argomento per facilitare l'accesso alle informazioni del team disponibili.  

Equilibrio della vita lavorativa in un team digitaleFare clic per leggere

La maggiore flessibilità nell'orario di lavoro e l'uso delle tecnologie facilitano la sfumatura del confine tra lavoro e vita privata. In che modo l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti può essere protetto e migliorato nello smart working?

✔ Offrire un modello di orario di lavoro flessibile
✔ Comunicare chiaramente il tempo libero per le vacanze, le iniziative comunitarie, l'assicurazione sanitaria e il congedo parentale
✔ Lascia che i dipendenti prendano tutti i loro giorni di vacanza e dai loro fine settimana liberi ( nessuna risposta e-mail, essere in grado di spegnere il telefono di notte)
✔ Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi a godere di alcuni tempi di inattività ogni giorno
✔ Organizzare programmi per la salute e il benessere (ad esempio, fornire buoni per una palestra locale e organizzare corsi di meditazione)
✔ Sostenere le attività sociali e di team building
✔ Dimostrare che la salute mentale e il benessere sono presi sul serio
✔ Incoraggiare la comunicazione e far sentire i dipendenti a proprio agio a parlare di problemi personali o di salute mentale
 

DATTI DA FARE!

Monitora regolarmente il carico di lavoro dei tuoi dipendenti. Se ti rendi conto che hanno costantemente bisogno di lavorare tempo-extra, apporta modifiche.

 

PERCHÈ FARLO?

✔ Per evitare che il costoso cambio del personale avvenga su base regolare
✔ Per aumentare la produttività
✔ Per migliorare la qualità dei risultati

 

Leadership

Leadership smart e digitaleFare clic per leggere

Un capo motiva, stimola, rafforza, attiva e guida le persone

All'interno del team, un capo dovrebbe costruire significati condivisi di cambiamento, un fattore chiave per avere successo nel cambiamento desiderato

 

UN LEADER SMART
UN LEADER DIGITALE
✔Promuove relazioni collaborative e aperte
✔Responsabilizza i dipendenti attraverso meccanismi di delega, istruzione e formazione
✔Facilita la condivisione delle conoscenze
✔Soddisfa le aspettative dei dipendenti e presta attenzione alle loro emozioni
✔Funziona eticamente, superando gli stili obsoleti di comando e controllo
✔Esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente
✔Guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale

 

Le sfideFare clic per leggere

Per un leadr smart, la flessibilità complessiva può portare a:

  • La necessità di adottare comportamenti più orientati al coaching, a causa dell'aumento dell'autonomia e della domanda di lavoro che lo smart working può porre ai dipendenti
  • Difficoltà nella supervisione
  • Sentimenti di isolamento e sovraccarico

Per affrontare queste sfide, un leader smart dovrebbe supportare i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.

 

Come motivare un team digitaleFare clic per leggere

Per mobilitare e ispirare gli altri, un capo deve mantenere alta la motivazione della squadra. Come si fa?

 

✔ Fornire suggerimenti e trucchi per migliorare l'automotivazione
Ad esempio, vedere possibili compiti difficili, mancanza di indicazioni e feedback immediati — che possono essere frequenti nello smart working — come qualcosa da padroneggiare piuttosto che qualcosa di cui avere paura.
✔ Fornire input esterni per aumentare la motivazione.
Dietro lo stipendio più alto, la promozione, ecc., i fattori di motivazione sono:
  • Informare il team sui risultati
  • Fornire feedback e congratulazioni
  • Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti e dimostrare che la loro opinione conta
  • Coinvolgere il team nel processo decisionale in modo da allineare i valori individuali e organizzativi

 

Strategie di potenziamento della produttivitàFare clic per leggere

Gli studi confermano che lo smart working aumenta la produttività. Tuttavia, ci sono alcuni fattori che possono mettere a rischio la produttività dei dipendenti:

  • Maggiore esposizione alle distrazioni
  • Mancanza di pressione esterna e conseguente tendenza a procrastinare
  • Mancanza di autoefficacia e auto-motivazione

Per mitigare questi fattori un buon capo supporta i dipendenti in:

  • Ricordare che l'attenzione è un'abilità che può essere migliorata con la pratica e la perseveranza
  • Fornire trucchi e suggerimenti per migliorare l'autoefficacia dei dipendenti. Ad esempio, suggerisci loro come impostare obiettivi intelligenti:

✔ Considera gli obiettivi complessivi della squadra
✔ Allinea gli obiettivi di lavoro con i tuoi obiettivi di vita
✔ Segui il tuo ritmo di lavoro naturale
✔ Considera il momento in cui i livelli di energia raggiungono il picco durante il giorno
✔ Tempo tranquillo per l'impostazione degli obiettivi e la revisione

 

Non dimenticare il principio di Pareto:

L'80 % dei risultati proviene dal 20 % delle nostre azioni

 

Riepilogo

RiepilogoFare clic per leggere

Per lavorare in un team digitale ci sono alcune regole d'oro, come ad esempio:

  • Distribuzione equa del carico di lavoro;
  • Comunicazione aperta;
  • Selezionare e utilizzare le piattaforme più appropriate.
Essere capo in un team digitale può portare a diverse sfide (ad esempio, difficoltà nella supervisione); questi possono essere superati supportando i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.
Il metoto di Obiettivi e risultati chiave (OKR) per la gestione degli obiettivi e delle persone è il più adatto all'interno di un team digitale. Ogni team digitale dovrebbe avere un leader smart e digitale, che esplora come gli strumenti IT possono rendere l'organizzazione più competitiva e rende il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale. L'equilibrio della vita lavorativa e il benessere dei dipendenti non dovrebbero mai essere sottovalutati, in particolare in un team digitale.

 

Test

Mettiti alla prova!







Glossario correlato:
  • Leader digitale:
    Un leader che esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente — guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale.
  • Metodologia Obiettivi e Risultati Chiave (OKR):
    Si tratta di un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare al team digitale e al business digitale. Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la proprietà e l'auto-organizzazione e consente ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi
  • Smart leader:
    Un leader è definito smart quando promuove relazioni collaborative e aperte, potenzia i dipendenti attraverso meccanismi di delega, facilita la condivisione delle conoscenze, presta attenzione alle proprie emozioni e lavora eticamente.
  • Vedi tutti i termini

Parole chiave

Team digitale/Smart working/Strumenti digitali per la gestione/Leadership intelligente e digitale/Mobilizzazione degli altri


Objectives:
  • Sostenere le donne imprenditrici nella gestione di un team digitale, attraverso l'acquisizione di competenze tecniche e pratiche
  • Sostenere il gruppo target nel raggiungimento di un livello avanzato delle competenze dell’EntreComp:
    • Mobilitare gli altri
    • Auto-consapevolezza e autoefficacia

Obiettivi formativi:
  • Comunicare in modo chiaro ed efficace all'interno di un team digitale
  • Riconoscere gli strumenti digitali per la gestione del team
  • Adottare la metodologia OKR all'interno di un business/team
  • Garantire ai dipendenti un equilibrio tra vita professionale e vita privata
  • Compensare le debolezze collaborando con gli altri
  • (Competenza dell’EntreComp corrispondente: Auto-consapevolezza e autoefficacia, livello avanzato)
  • Ispirare gli altri e coinvolgerli per creare valore
  • (Competenza EntreComp: Mobilitare gli altri, livello avanzato)

Resources:

3 consigli per guidare il tuo team attraverso una trasformazione digitale
https://www.youtube.com/watch?v=RWa9YCCq6bk


Bibliografia

Iannotta M., Meret C, Marchetti G. (2020), Defining Leadership in Smart Working Contexts: A Concept Synthesis, Frontiers in Psychology, p.11.

Hewitt P. (2013) Come costruire un team digitale ad alte prestazioni, Harvard Business Review (consultato il 23/11/2022)
https://hbr.org/2013/08/how-to-build-a-high-performing

Gastaldi L., Corso M., Raguseo E., Neirotti P. (2014) Smart working: Ripensare le pratiche di lavoro per sfruttare il potenziale di innovazione dei dipendenti

https://deltalogix.blog/en/2022/01/25/digital-leader-what-skills-do-you-need-to-lead-a-digital-team/

https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/

https://kanbanize.com/agile/scaled-agile/okrs-in-agile



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